L’organisation et le fonctionnement d’une entreprise impose une certaine gestion de l’effectif ou des ressources humaines et matérielles qui la composent. De plus les départs de congés, devaient être également organisés de manière à ce que l’entreprise ne manque pas d’effectifs, et une meilleur gestion de l’historique des heures de travail, des heures de pauses, et des congés, entre autre les présences et les absences de chaque élément qui constitue l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel informatique de planification de congés ?
Un logiciel de planification de congés est un outil informatique qui simplifie la gestion et l’organisation ainsi que la prévision des congés de chaque employé. Il permet ainsi de visualiser et de s’informer sur les absences des employés, ainsi que la durée du congé, leur date de début et leur date de fin, notifiant ainsi ces informations au gestionnaire des demandes de congés utilisant le logiciel.
Ce logiciel de gestion de congés est disponible sur Excel par téléchargement gratuit, et ainsi pour se le procurer, il suffit de le créer ou de l’installer déjà prêt et structuré. L’utilisation du tableau de planification est simple, et inclue un certain nombre de fonctionnalités facilitant la gestion des données du peronnel de l’entreprise.
Le principe de fonctionnement du logiciel de gestion des congés
Le principe de fonctionnement du logiciel de planification des congés est simple, il suffit d’’installer sur l’ordinateur le logiciel excel, celui-ci est disponible aussi bien sur les appareils avec un système d’exploitation Windows ou IOS. Il est ainsi possible de concevoir manuellement le support informatique d’insertion des données sous forme d’un tableau. Ou bien il est possible de télécharger directement un des modèles de tableau finalisé et disponible.
L’utilisation du logiciel implique tout d’abord l’autorisation d’accès à chaque élément de l’entreprise à une plate-forme en ligne. Ces derniers pourront ainsi remplir des formulaires destinés à la demande de congés ainsi que pour noter leurs absences. Le formulaire sera donc transmis aux chargés des demandes, afin de procéder à leur vérification et le calque sur le planning de la société, afin de décider de les rejeter ou de les approuver. La direction des ressources humaines organise ainsi les colonnes et les lignes, afin de compléter chaque cellule qui constitue le tableau avec les données correspondantes aux congés et absences des salariés de l’entreprise.
Les informations en question sont les suivantes :
- La date de début et de fin du congés;
- La période d’absence;
- L’identité du salarié;
- Le motif de la demande de congé.
Une fois la modification enregistrée, le tableau de planification est mis à jour avec un accès sur l’historique du logiciel et le manager des ressources humaines est notifié par e-mail, comprenant les données de demande de congés, certaines informations sur le salarié et les derniers ajouts et modifications apportés aux planning de gestion des congés.
Il est possible pour chaque employé de l’entreprise d’avoir accès au planning, leur permettant de consulter le nombre de leurs absences et leurs précédents congés, afin de pouvoir réaliser éventuellement une demande de congé valable susceptible d’être approuvée par leur supérieur.
Les limites d’utilisation du logiciel de planification des congés
Cependant ce logiciel présente certaines limites, en effet cet outil informatique n’est pas fiable à 100 %, par exemple lors de l’insertion des informations relatives aux congés de chaque élément de l’entreprise, les erreurs de saisies sont nombreuses et le logiciel est dépourvu d’une fonction de correction automatique.
De plus son utilisation peut-être assez complexe et nécessite un certain nombre d’étapes, ainsi que des capacités de stockage restreintes dans le cas où l’effectif de l’entreprise est conséquent. On distingue également une certaine latence lors de la saisie, avec la nécessité d’introduire individuellement chaque donnée, en raison de l’incapacité du logiciel à gérer la totalité des informations simultanément. De plus le graphisme du logiciel est encombrant, ce qui limite la visibilité des données qui sont de ce fait difficilement lisibles. Pour finir, toutes fonctions nouvelles, réinitialisation, mise à jour ou insertion de nouvel onglet doit se faire manuellement.
Un logiciel de planification de congés permet de mieux gérer les absences et les congés de différents employés de l’entreprise, ainsi qu’une meilleure organisation des demandes. Et de ce fait assurer un meilleur contrôle de l’effectif disponible. De plus, il permet aux éléments de se renseigner sur le calendrier des congés afin de mieux s’organiser grâce à un accès en ligne à la plateforme destinée à cet effet.
Un logiciel indispensable pour les ressources humaines
Contrairement à certaines idées reçues, vous ne pouvez pas déposer les congés que vous souhaitez, il faut formuler une demande auprès du service des ressources humaines ou passer par votre chef. Ce dernier étudie votre demande et surtout il interroge la base de données de ce logiciel consacré aux congés payés.
- Si dans votre service, d’autres personnes ont pris des congés, il peut refuser les vacances pour que la productivité ne soit pas entachée.
- Il faut alors poser les congés avec quelques mois d’avance pour être certain d’avoir les semaines que vous souhaitez.
- Il sera possible de prendre des congés sans solde qui seront aussi notés dans le logiciel, mais vous n’aurez pas une rémunération.
En fonction de vos demandes et des réponses apportées par le service, vous pourriez avoir un rendez-vous avec le service des ressources humaines. Le logiciel est donc très efficace puisqu’il note toutes les dates pour l’ensemble des services, cela offre donc aux employés une bonne visibilité et la coordination des équipes est alors optimisée dans tous les cas de figure. En ce qui concerne ces logiciels, ils peuvent être payants ou gratuits, cela dépend des licences que vous prenez.
Quels sont les avantages des logiciels pour les congés ?
Les entreprises ont tendance à utiliser des tableurs avec Word, Pages ou encore le service Drive de Google. Par contre, les limites sont rapidement au rendez-vous et vous pourrez avoir quelques difficultés pour le suivi des congés de vos collaborateurs. Le logiciel est pertinent, efficace et il vous permet surtout de conserver la même productivité en faisant tourner les équipes sans avoir un effectif trop réduit.
- Vous simplifiez le suivi des présences, les services des ressources humaines a clairement besoin d’un tel outil.
- La collaboration sera nettement plus efficace puisque le logiciel permet de structurer plus aisément les équipes.
- Vous pourrez consulter les heures de travail pour chacun des salariés, cela permet d’avoir une bonne visibilité.
Les rapports et les analyses sont également au rendez-vous grâce à un éditeur qui sera en mesure de vous présenter le logiciel pour les congés. Ce dernier calcul, aussi ceux qui sont payés et d’autres pris sans solde. Avec une saisie automatique, vous limitez le plus possible les erreurs, cela permet aussi d’avoir une bonne entente entre les collaborateurs, les services ainsi que les équipes. En termes de prix, optez pour une démonstration avant d’envisager l’achat.
Le logiciel qui gère les congés.
Trouver une solution pour gérer les congés, qu’ils soient payés ou non, au milieu de toute cette jungle de logiciels s’avère compliqué.
Justement, si les logiciels le sont trop, les choses deviennent alors vite difficiles à mettre en place, demandent beaucoup trop de temps et avec l’inertie du temps perdu, font forcément perdre de l’argent (perte de productivité et d’efficacité).
Avec seulement 6 pages disponibles, tout est simplifié pour gérer efficacement et simplement tout ce volet congés.
Avec une page individuelle pour gérer chaque employé pour qu’ils gèrent leurs jours disponible, celle des heures supplémentaires, celle du responsable qui validera ou non lesdits congés, la page RH qui gérera sa partie, celle de l’administrateur qui pourra tout gérer en survolant les activités et la page de rapport donnant accès à un accès détaillé pour chaque personne ou sur le global.
L’essentiel est présent pour pouvoir gérer le plus simplement possible les activités de vos salariés.
Pour en savoir plus concernant une solution logicielle traitant simplement mais efficacement les congés, il vous suffit juste de suivre ce lien Web et cliquer dessus pour aller sur le site officiel qui vous proposera ce fameux logiciel congés et même essayer le module de gestion des congés.
