La gestion de projet est un domaine riche qui consiste à offrir des méthodes, techniques et démarches pour organiser le projet du début à la fin, en passant par la planification, les tâches à réaliser avec leurs dates butoirs, les estimations des charges, du temps, du coût et des ressources.
Le WBS, ou le Work Breakdown Structure, n’est autre qu’un organigramme qui permet de représenter le travail à accomplir de manière efficace.
Avant de se lancer dans le projet
Pour éviter de se focaliser sur des tâches secondaires, il est nécessaire de bien procéder à la planification de son projet avec son équipe pour se fixer un objectif clair en estimant les charges, en prenant en compte les délais et la succession des tâches.
L’important dans la planification n’est pas de se soucier du « comment faire », mais plutôt de :
- Fixer l’objectif principal du projet clairement.
- Déterminer les sous-objectifs principaux ainsi que les tâches.
- Définir les ressources indispensables avec leurs nombres nécessaires pour la réalisation du projet.
- Définir les limites du projet.
Travailler avec le WBS
Le Work Breakdown Structure est une structure de décomposition de travail qui permet de subdiviser le travail global en tâches et sous-tâches. Cette décomposition hiérarchique présente plusieurs avantages parmi eux :
- Une meilleure planification.
- Un meilleur suivi et un contrôle total sur celui-ci.
- Une meilleure communication, puisque la décomposition simplifie les échanges.
- Une meilleure gestion des coûts et des risques.
Mais comment construire le WBS ?
En fait, c’est très simple, voici les étapes de base :
- D’abord, au premier niveau, on indique l’objectif global, celui-ci représente tout le projet. Ça peut être par exemple le lancement d’un nouveau produit, conception d’un logiciel ou la création d’une nouvelle agence commerciale.
- Ensuite, le deuxième niveau consiste à décomposer le projet en tâches et résultats à atteindre. Chaque tâche peut être décomposée à son tour en sous tâches.
- Enfin, la troisième étape est semblable à la deuxième, il s’agit de détailler encore les niveaux précédents jusqu’à terminer la planification de la totalité du projet.
Une fois la planification terminée, la phase de vérification peut alors commencer.
Pour une bonne gestion et une planification WBS efficace, il faut respecter trois règles principales, à savoir : les éléments de chaque niveau doivent être représentés à 100% par rapport au travail nécessaire à la réalisation, chaque tâche doit être claire, net et précise, il ne doit pas y avoir d’ambiguïtés ni de doublons, trois niveaux par colonne. La troisième règle est par rapport au niveau d’arborescence de l’organigramme, il faut savoir que les niveaux doivent permettre l’affectation de la responsabilité, l’estimation de temps ainsi que les ressources. Il ne faut pas que ça soit trop détaillé et long (dépasser les 3 niveaux) ni très haut, la planification sera dans ce cas plutôt abstraite et pas pertinente.
Il existe plusieurs logiciels pour la construction d’un WBS, gratuits ou payants, tel que MindView ou Edraw.
L’importance de bien maîtriser les projets
Que vous soyez salarié dans une entreprise ou encore à votre compte, vous ne pouvez pas opter pour n’importe quel projet. Il est nécessaire de bien maîtriser toutes les étapes, car une erreur peut être problématique pour le futur.
- Il existe des employés spécialisés dans la gestion de tous les projets, ils utilisent alors des outils spécifiques pour planifier toutes les tâches.
- Grâce à une liste détaillée, vous pourrez progresser plus sereinement, rapidement, et vous aurez des résultats sympathiques.
La gestion des projets demande clairement des compétences, mais également un réel savoir-faire pour ne pas perdre de temps.
L’organisation, c’est la clé de la réussite
L’organigramme WBS peut être représenté sous forme de diagramme arborescent, qui détaille toutes les tâches nécessaires pour réaliser le projet. En haut de l’arbre, vous avez le projet dans son ensemble. Ensuite, vous décomposez le projet en grandes phases ou livrables principaux. Chaque livrable principal est ensuite décomposé en tâches plus petites. Ce processus de décomposition continue jusqu’à ce que les tâches soient suffisamment petites pour être planifiées, exécutées et contrôlées.
L’avantage d’un organigramme WBS est qu’il donne une vue claire et détaillée de ce qui doit être accompli dans le cadre du projet. Il aide à estimer les coûts, le temps nécessaire et les ressources requises pour chaque tâche. Il favorise également la communication et la compréhension entre les membres de l’équipe de projet et les autres parties prenantes.
Si vous souhaitez que vos équipes soient beaucoup plus productives, sachez qu’il faut impérativement les confronter au WBS. Vous aurez ainsi des organigrammes pour l’ensemble des tâches à réaliser.
- Certaines personnes ont besoin d’une ligne directrice pour avancer, elles valident ainsi les tâches au fil des heures.
- D’autres n’ont pas besoin de se reposer sur ces outils qui peuvent tout de même vous apporter une bonne productivité.
N’oubliez pas que l’organisation est primordiale dans une entreprise, c’est clairement grâce à cette méthode que vos équipes pourront atteindre plus facilement et rapidement tous les objectifs fixés.
